PRIVACY POLICY KLANTEN EN ZAKENRELATIES SERPO NV

 

 

Bij het vragen van een offerte, het plaatsen van een bestelling, het invullen van het contactformulier op onze website en in het algemeen, in het kader van onze businessrelatie, kan het zijn dat u een aantal persoonlijke gegevens doorgeeft (naam, adres, e-mail, telefoonnummer, enz.), verder ‘Persoonsgegevens’ genoemd.

Deze gegevens gebruiken wij om te voldoen aan uw vraag, om uw bestelling uit te voeren of om zelf bestellingen te plaatsen.  

In deze policy leggen wij u uit wat wij met uw Persoonsgegevens doen.

Hebt u nog vragen bij het lezen van deze policy, laat het ons dan weten.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

Uw Persoonsgegevens worden opgenomen in de bestanden van de NV SERPO, met maatschappelijke zetel te 9100 SINT-NIKLAAS, Industriepark-Noord 26, met ondernemingsnummer 0405.058.736. NV SERPO is verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgegevens.

De vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke is de heer Herwig COECK, Directeur.

 

Hoe komen wij aan uw Persoonsgegevens?

U bezorgt ons deze gegevens bij het vragen van een offerte, het plaatsen van een bestelling, het invullen van het contactformulier op onze website, tijdens een prospectiebezoek van onze vertegenwoordigers en in het algemeen, in het kader van onze businessrelatie.

 

Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende Persoonsgegevens van u en/of uw contactpersonen:

  • Naam
  • Aanspreektitel (geslacht)
  • Adresgegevens
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • GSM nummer
  • Bankgegevens

 

Op basis van welke juridische grond verwerken wij uw gegevens?

Als eigen gerechtvaardigde belangen worden onder andere verstaan: leveranciersbeheer, klantenbeheer, beheer van betwistingen met klanten of leveranciers, direct marketing ten aanzien van onze klanten en in het algemeen contactname in het kader van onze businessrelatie.

  • Ten derde kunnen wij uw gegevens verwerken, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten (bv. fiscale verplichtingen).

 

Hoe worden uw persoonsgegevens bewaard? 

Uw Persoonsgegevens worden via het softwareprogramma ‘Distripack’ opgenomen in onze bestanden en bewaard op onze interne server. Het softwareprogramma ‘Distripack’ is enkel toegankelijk voor bevoegden via een paswoord en de bewaring op onze server is beveiligd met de modernste technieken. Hiervoor doen wij een beroep doen op het IT-bedrijf NV SDP (met maatschappelijke zetel gevestigd te 9100 SINT-NIKLAAS, Vijfstraten 57, met ondernemingsnummer 0427.735.851). Wij voorzien passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

Wij verzekeren u dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld, overeenkomstig de bepalingen over de geheimhouding van persoonsgegevens.

 

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden minstens zo lang bewaard als dit wettelijk verplicht is (bv. boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) en zolang als dit nodig is ter uitvoering van de overeenkomst en wij op die grond aansprakelijk kunnen worden gesteld (10 jaar).

Daarnaast zullen wij uw Persoonsgegevens voor een periode van acht jaar na de laatste bestelling bewaren voor leveranciersbeheer, klantenbeheer en contactname in het kader van onze businessrelatie.

Voor direct marketing ten aanzien van onze klanten, zullen de Persoonsgegevens gedurende vijf jaar na de laatste bestelling worden bewaard.

 

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

De door u meegedeelde Persoonsgegevens zullen enkel gebruikt worden voor de volgende doeleinden:

  1. voor de uitvoering van de met u afgesloten overeenkomst(en) (het verwerken van de bestelling, de uitvoering van de levering, de dienst na verkoop, enz.) en in het algemeen voor contactname met u in het kader van onze businessrelatie.
  2. voor het versturen van nieuwsbrieven en reclame en om u als klant u op de hoogte te houden van ons actueel aanbod.
  3. om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten (bv. fiscale verplichtingen).

Wij behandelen de door u verstrekte Persoonsgegevens als vertrouwelijke informatie.

Wij zullen uw Persoonsgegevens niet openbaar maken, overgedragen of op welke wijze dan ook aan derden meedelen, met uitzondering van derden die de Persoonsgegevens nodig hebben voor het uitvoeren van de met u afgesloten overeenkomst(en) (bv. leveranciers, betalingsdienstverleners) of tenzij wij daartoe wettelijk zijn verplicht (bv. om fraude te laten onderzoeken of tegen te gaan).

 

 

Over welke rechten beschikt u?

  • Recht op inzage en correctie

U heeft recht op een redelijke toegang tot de Persoonsgegevens, zodat u de gegevens kan bijwerken, wijzigen of indien wettelijk mogelijk, verwijderen.

  • Recht om vergeten te worden

U heeft het recht te verzoeken dat de Persoonsgegevens volledig worden verwijderd uit de database van SERPO NV, echter enkel in de gevallen bedoeld in de wet (m.n. de Persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verwerkt, onrechtmatige verwerking).

  • Recht op beperking van de verwerking

Lopende een geschil met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, heeft u het recht om te vragen dat de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt beperkt.

  • Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

U heeft het recht om de door u verstrekte Persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, indien de verwerking wordt gedaan ter uitvoering van de overeenkomst. U heeft tevens het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

  • Uitoefening van uw rechten

U kan, mits bewijs van uw identiteit, de bovenstaande rechten gratis uitoefenen via een schriftelijke, gedateerde, gemotiveerde en ondertekende aanvraag gericht aan SERPO NV.

Wij beschikken over een termijn van één maand na ontvangst van uw verzoek, om hieraan vervolg aan te geven. Deze termijn kan worden verlengd naar twee maanden afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken.

 

Wat moet ik doen indien ik klachten heb?

Natuurlijk streven wij naar een 100% tevredenheid van onze klanten en businessrelaties. Indien u toch een klacht zou hebben over het verwerken van uw Persoonsgegevens, dan kan u terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

 +32 (0)2 274 48 00
 +32 (0)2 274 48 35
 contact(at)apd-gba.be

 

Vragen of opmerkingen?

Indien u vragen heeft over de verwerking van uw Persoonsgegevens of over deze privacy policy, kunt u ons contacteren op:

 + 32 (0)3 780 98 20
 + 32 (0)3 776 53 69
 serpo@serpo.be